Es una curiosa pregunta que me hicieron el otro día en el trabajo, y aunque en un principio pueda parecer sorprendente, daré por anticipado la respuesta: no hay ningún plazo.

No hay una regulación minuciosa sobre el tema, lo único claro es que a un sueldo bruto anual le corresponde una determinada retención anual, siendo el porcentaje de irpf de la nómina un mero ajuste para alcanzar con éxito dicha retención anual.

Yendo al extremo, cabría preguntarse si la empresa podría hacer un sólo cálculo de irpf en la nómina de enero y un sólo recálculo en la de diciembre. La respuesta es sí. Esto sería posible, pero no estaría exento de riesgos para la empresa, puesto que el porcentaje de retención aplicado en diciembre podría no ser suficiente para completar las retención anual que corresponde al trabajador de acuerdo a las tablas de irpf vigentes. Es decir si a 20.000 euros le corresponden 3.000 euros de retención y la empresa retiene sólo 2.000 euros, el trabajador puede denunciar la situación y no hacerse cargo de esos 1.000€ restantes (Consulta vinculante DGT V1299-07). Por si esto fuera poco, un porcentaje de retención monstruoso en diciembre resulta inaceptable para cualquier trabajador.

Es por eso que el cálculo de irpf se efectúa varias veces en un mismo año, ¿pero con qué periodicidad?.

El art.87.3 del Reglamento de IRPF establece que:

procederá regularizar el tipo de retención…cuando se produzcan durante el año variaciones en la cuantía de las retribuciones o de los gastos deducibles que se hayan tenido en cuenta para la determinación del tipo de retención que venía aplicándose hasta ese momento.

Es decir, hay que regularizar (o recalcular) el porcentaje de irpf cuando a lo largo del año se produzcan variaciones en las retribuciones (bonus, incentivos, ascensos, cambio de categoría, atrasos, etc.) o gastos deducibles (mayores cotizaciones, indemnizaciones legales, etc). Aunque del texto no se desprende que la regularización deba hacerse necesariamente en el mismo mes en que éste hecho se produzca, esta es la acción más tomada por las empresas, de modo que cuando el trabajador cobra un bonus da por hecho que ese mes subirá su irpf como consecuencia de la correspondiente regularización. Por supuesto, si un sueldo no varía, si se mantiene igual de enero a diciembre, no habría necesidad de llevar a cabo ningún recálculo.

Sin embargo, como decimos, no se desprende del artículo que la regularización tenga que practicarse obligadamente en el mismo mes en el que se produce la variación. De hecho trabajé en el departamento de outsourcing de una multinacional dónde calculábamos el porcentaje de irpf cada tres meses a todos los trabajadores, coincidiendo con la presentación y pago trimestral de las retenciones practicadas. Esto es totalmente lícito y desde el punto de vista de gestión resultaba clave para economizar el tiempo dedicado a cada cliente.

Pese a lo anterior, es claro que no hay nada mejor para dar cierta estabilidad al porcentaje de irpf a lo largo del año que calcularlo cada vez que se produce una variación. La última decisión está en manos de la empresa, previo conocimiento de sus trabajadores.

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