Las nóminas constituyen un fragmento de la gestión de las empresas altamente externalizable. No es extraño ver cómo un alto porcentaje de empresas en la actualidad ya elijen esta opción, y todo hace indicar que esta tendencia experimentará un aumento excepcional en los próximos años. Es una evidencia que en la actualidad el propio departamento interno de RRHH convence a los socios de la empresa de la oportunidad que supone externalizar las nóminas y quitarse ese trabajo de encima.

Podemos resumir los beneficios de externalizar las nóminas en 5 puntos:

• Menos costes: si la empresa contrata a una asesoría externa puede amortizar un puesto de trabajo (=salario bruto+recursos para hacer su trabajo) y en la compra y mantenimiento de una licencia de software de nóminas fiable. Un puesto de trabajo de estas características puede costar entre 1.500 y 2.000€ al mes, mientras que una asesoría de calidad media que gestiona las nóminas de una pyme puede costar alrededor de 300€ al mes.

• Mejora de los procesos: si en el punto anterior veíamos que la empresa ahorra dinero, también hay que destacar el ahorro de tiempo y las sinergias que ello genera. La ventaja competitiva de cualquier asesoría se basa en la adecuación de sus procesos a unos tiempos y a una calidad determinados (es decir, a que los cálculos sean correctos, el empleado reciba su nómina a tiempo, se efectúen todos los pagos en fecha, se emita la documentación pertinente de forma exacta, etc…). Un equipo de personas destinado a mejorar esos procesos de forma constante no es equiparable al esfuerzo que pueda realizar una sola persona, por muy brillante que ésta sea: demasiados detalles importantes acaban subiéndose a la espalda.

• Confidencialidad: siempre hay un extra de confidencialidad cuando las nóminas son elaboradas y generadas fuera del local de la empresa.

• Enfoque en el negocio: en este caso, el departamento de RRHH puede dedicarse solo a supervisar las nóminas y a centrarse en otros aspectos sin duda importantes como son la selección y la formación de personal.

• Especialización: la asesoría tiene los conocimientos específicos para resolver cualquier problema de nómina que se plantee, porque cuenta con la experiencia (o know-how) necesaria para hacerse responsable de los viejos y los nuevos problemas, y con una plantilla dedicada solamente a ello. Aparte de esto, la asesoría cuenta con medios suficientes para estar actualizada y dispone de la posibilidad de contrastar opiniones sobre temas peliagudos con otros compañeros.

El 5 de enero 2011 se publicó en el BOE el nuevo modelo 145 aplicable a todo el año 2011.

Por qué el modelo 145: el contexto

El modelo 145 es un cuestionario sobre la situación familiar (solter@, divorciad@, con hijos, ascendientes a cargo, etc) en la que se encuentra el trabajador en un determinado momento. Estos datos son relevantes a la hora de hacer la declaración de la renta, ya que inciden en la cantidad total a pagar, por lo general minorando dichos importes a pagar.

Como ya comentamos en una entrada anterior, las retenciones de irpf en las nóminas no son otra cosa que 12 (o más) minideclaraciones de la renta, de tal forma que, si sólo tuvieras que tener en cuenta en la declaración definitiva las rentas obtenidas por el trabajo, unas nóminas bien calculadas darían como resultado un saldo total a ingresar de O en la casilla correspondiente de la declaración de la renta.

En definitiva, las retenciones de irpf  que se practican en las nóminas, ya recogen la situación familiar del trabajador, que debe ser informada previamente a la empresa a través del modelo 145. Es aquí donde este modelo entra en escena.

Por último, el modelo 145 tradicionalmente ha hecho solo mención a aquellos datos referentes a la situación familiar del trabajador. Pero a partir del 2009 ha incorporado otro apartado, la adquisición o rehabilitación de vivienda habitual con financiación ajena, con el objetivo de que los trabajadores recibieran algo más de dinero en sus nóminas anticipadamente (aplicándoles un 2% menos de retención de irpf en sus nóminas). Si quieres recordar algo más sobre este punto, tal vez te interese el siguiente enlace:

Nuevo modelo 145 para el 2009: otra medida que impacta en las nóminas

Cambios para el 2011

La única variación tiene que ver precisamente con la adquisición o rehabilitación de vivienda habitual con financiación ajena. El trabajador sigue pudiendo optar a beneficiarse de un 2% menos de retención en sus nóminas, pero además se rebaja el requisito para poder acceder a dicha medida, alcanzando a partir de 2011 también a aquellos trabajadores con rentas totales obtenidas del trabajo no superiores a 22.000€ al año. El esquema de la situación sería el siguiente:

• 2010: rentas de trabajo totales no superiores a 33.007,20€ anuales: sigue aplicándose en 2011 este límite si la inversión tuvo lugar antes del 1 de enero de 2011 (y no es necesario entregar nuevo 145),
• 2011: rentas de trabajo totales no superiores a 22.000€ anuales: se aplica para aquella inversión que se produzca después del 1 de enero de 2011.

Adquisición o rehabilitación de vivienda habitual con financiación ajena: qué no es

1. adquisición o rehabilitación: es decir, no es válido si la inversión se destina a la construcción, la ampliación de vivienda o a cuentas vivienda.
2. vivienda habitual: es decir, no aplica si se trata de una segunda o tercera vivienda,
3. financiación ajena: esto es, un préstamo concedido por una entidad de crédito, una hipoteca. No aplica un préstamo amistoso o entre familiares.

Plazo para la comunicación

El primer día natural del año, lo cual resulta jocoso teniendo en cuenta que la resolución que aludía a las modificaciones en el modelo tenía por fecha el 3 de enero, y que dicha resolución fue publicada en el BOE el día 5 de enero.

En caso de cualquier variación en la situación del trabajador a lo largo del año, habría que entregarse el modelo a la persona encargada de confeccionar las nóminas con 5 días de antelación.

Posibilidad de comunicarlo de forma telemática

Se incluye, también como novedad, la posibilidad de hacer la comunicación de estos datos de forma telemática, siempre que se se garantice “la autenticidad del origen, la integridad del contenido, la conservación de la comunicación y la accesibilidad por parte de la Administración tributaria a la misma”. (¿Tal vez valdría un e-mail desde una cuenta del trabajo?).

Esta opción de momento no aplica en caso de modelo 145 que incluya deducción por pensión compensatoria a cónyuge y/o anualidades por alimentos a favor de los hijos, debido a que también debe aportarse el testimonio literal de las resoluciones judiciales.

Más información

Para cualquier duda sobre la forma de cumplimentar el modelo 145, te remito al siguiente enlace, donde puedes encontrar información detallada y casos prácticos resueltos en los comentarios:

Modelo 145: radiografía de tu situación familiar para calcular el irpf

Puedes obtener el modelo 145 – 2011 en el siguiente enlace:

Modelo 145 -2011

Una regularización es simplemente un ajuste del irpf en la nómina, un incremento o un descenso en el porcentaje que se aplicó en la nómina anterior.

Ahora muchos han experimentado en sus nóminas dos regularizaciones seguidas, la primera en diciembre (ajuste porque se acaba el año), y la segunda ahora, en enero, (ajuste porque empieza un nuevo año). Y claro, ver que tu porcentaje de irpf (no en todos los casos) se mueve dos meses seguidos, mosquea. Por lo general suceden dos tipos de mosqueo:

Mosqueo 1: el porcentaje de irpf aumenta en diciembre y luego baja en enero

Lógicamente aquí el mosqueo viene en diciembre. A veces las subidas son brutales, sobre todo en casos de trabajadores con contrato temporal, o en aquellos casos en los que simplemente, por algún motivo, no se hizo antes una regularización previa cuando tocaba. Sobre este punto ya hemos hablado en los enlaces que ponemos a continuación, tal vez pueden interesarte:

Cada cuánto tiempo se recalcula el irpf en la nómina

Por qué cambia el irpf si nada ha variado en la nómina

Por otra parte, la bajada en enero, también puede provocar algún tipo de conflicto en el trabajador, ya que puede pensar: ¿si ahora baja, no ocurrirá en diciembre de 2011 lo mismo que ha pasado en diciembre de 2010?.

Realmente no tiene por qué, un error en el 2010 no tiene por qué extrapolarse al 2011. Un error que dispara las retenciones de irpf en diciembre, afecta a la nómina de diciembre o incluso a la extra de diciembre si la  hay, y ahí para todo, porque el año fiscal se cierra.  La regularización de enero es totalmente independiente y es un cálculo que suele ser más preciso. Digo que es más preciso por una simple razón: mientras que durante el año pueden pasar mil cosas que pueden provocar mil regularizaciones, en enero se efectúa un solo cálculo hipotético de lo que ganará el trabajador en base a las cantidades económicas que ya ganó éste durante el año anterior. Una vez que pasa enero, es cuando verdaderamente empieza “la marcha”.

Mosqueo 2 : el porcentaje de irpf aumenta en diciembre y se mantiene en enero

Éste es realmente el mosqueo guapo. Para mí solamente puede deberse a que el trabajador cobre en la nómina de diciembre de golpe una cantidad inesperada de dinero. Por ejemplo, un bonus anual potente, o una cantidad en metálico en concepto de plan de pensiones. Algunos trabajadores con nóminas altas, pactan cobrar este tipo de conceptos al final del año porque les compensa más rentabilizar su dinero por su cuenta durante el año. Es decir, prefieren que les suba un 12% de golpe a final de año en lugar de un 2% mes a mes, porque quieren dedicar ese 2% a otras cosas.

En este caso, sí hay una ligera conexión entre diciembre y enero, porque como veremos a continuación, la cantidad inesperada de dinero cobrada en diciembre, se tendrá en cuenta también en enero.

¿Qué se hace en la regularización de enero?

En enero se hace una hipótesis del dinero que va a ganar el trabajador durante ese año. Para ello se toma en cuenta la suma de:

1. el salario anual fijo del trabajador al importe que tenga en enero,
2. el salario variable que ha cobrado el año anterior (comisiones, bonus, etc…).

Al tener en cuenta el salario variable del año anterior se pretende que el irpf sea lo más homogéneo posible desde enero. Es decir, que haya el menor número de sorpresas posibles durante el año. De tal forma que sólo cuando se supere el salario fijo anual más el salario variable del año anterior, el porcentaje de irpf se verá incrementado.

¿Quieres evitar problemas?: solicita un irpf voluntario y entrega el modelo 145

Creo que casi todos los trabajadores piensan que la regularización de irpf en enero escapa a su control, como las demás (por ejemplo la de diciembre), y esto no es realmente así. Puedes solicitar un irpf voluntario siempre que sea mayor del que te han calculado. También puedes pedir que no te consideren el variable del año anterior, y dejar que el irpf aumente a medida que vayan entrando los variables en la nómina.

Por último, no esperes a que la empresa te pase el modelo 145, rellénalo tú mismo y entrégalo firmado al departamento de RRHH para que puedas beneficiarte todo el año de las deducciones por hijos a cargo, vivienda, etc. Esta semana hablaremos del nuevo modelo 145. En cuanto a calcular el porcentaje de irpf por ti mism@, sólo tienes que descargarte el programa de ayuda de Hacienda 2011 y seguir estas instrucciones.

Hace unos días uno de nuestros suscriptores por e-mail nos hacía esta pregunta. La traemos aquí porque no es una pregunta cualquiera, sino la pregunta del millón de dólares.

Hola,
como siempre, enhorabuena por tu blog, recibo via mail todos tus posts, y todos me parecen muy interesantes y de gran utilidad. Como sugerencia: cuando sea posible, ya se que has tratado el tema de las retenciones del irpf en las nóminas (sigo tu blog al “dedillo”) en etes caso se trata sobre la regularización del porcentaje de retención irpf en las nóminas. ¿por qué las empresas regularizan y cambian ese porcentaje si el trabajador no ha tenido cambios familiares, ni laborales, ni nada parecido?.
Muchas gracias de antemano.
Jolupear.

En un artículo anterior, dijimos cuales eran las principales causas de regularización del irpf en la nómina.

A efectos prácticos, las más frecuentes son:

• cambios familiares (ej: nacimiento de un hijo) o legislativos (ayuda 400 euros),
• variables en la nómina (ej: bonus, comisiones)
• conversión de contrato temporal en indefinido (ej: de un 2% a un 10%)

Sin embargo, es cierto que en ocasiones, no cambia nada y el irpf cambia.

Para mí sólo puede deberse a dos razones.

1. La primera de ellas ya la comentamos en el siguiente enlace, cuya lectura te recomendamos (incluyendo los comentarios):

Cada cuanto tiempo se regulariza el irpf en la nomina

Básicamente, lo que decíamos en ese artículo es que no es obligatorio practicar la retención de irpf  justo en el mes en el que se produce la variación (por ejemplo, por el pago de un bonus). Muchos departamentos de RRHH y asesorías siguen esta vía, y se apoyan para ello en el artículo 87 del Reglamento de IRPF.

La regularización a que se refiere este artícu­lo podrá realizarse, a opción del pagador, a partir del día 1 de los meses de abril, julio y octubre, respecto de las variaciones que, respectivamente, se hayan producido en los trimestres inmediatamente anteriores a estas fechas.

Por lo tanto, es perfectamente viable (y práctico para la empresa) hacer regularizaciones trimestrales, coincidan estas o no con algún cambio en la nómina.

2. La segunda razón es un fallo en el programa de nóminas o un fallo humano

Si la empresa opta por calcular el irpf cada vez que tiene lugar un cambio, y en un mes no se produce ningún cambio y el irpf  sí varía, está claro que algo ha ocurrido (no hace falta ser Agatha Christie).

En primer lugar, puede tratarse de un error en el programa de nóminas. Aunque a estas alturas es muy muy difícil que esto ocurra, sucedió por ejemplo con la ayuda de los 400 euros. Algunos informáticos no entendieron bien la actualización (no les culpo), y me consta que algún parche llegó mal a algunas empresas, tema que posteriormente se solucionó. También me he encontrado con programas de nómina que no calculaban los pagos a cuenta (=retenciones) del salario en especie. Pero estos son temas que con un buen servicio técnico se solucionan antes o después.

En segundo lugar, puede tratarse de un error humano. Intentaré ser breve. En algunos programas de nóminas (peores o más baratos) cuando se informa por ejemplo una comisión, no se sigue el típico patrón que puedas pensar de:

1. meto la comisión,
2. doy al botón para calcular el irpf.

En estos programas (menos buenos, más baratos), además de meter la incidencia, hay que informar la base de retención. Es decir, por un lado hay que informar la comisión de 400 euros y por otro la base de retención de 400 € euros. Si la persona encargada de hacer la nómina olvida meter la base de retención, no se puede actualizar el porcentaje de retención. También puede meter un importe por un lado y otro distinto por otro. En fin…es un terreno abonado para los errores.

Cuando se detecta el error, más tarde, se regulariza el irpf, cuando no entraba ni en los planes de la empresa ni en los del trabajador.

¿Es culpa de los encargados de las nóminas?. Realmente no. Cuando veo ofertas de asesorías que te calculan nóminas por 20€ al mes, ya sé qué programa pueden estar utilizando. Un buen programa de nóminas hoy en día marca la diferencia, y se repercute en los precios, no queda otra.

El trabajador no suele tener la razón

Como casi siempre. Esto no es ninguna novedad. Si con sólo 4 cálculos al año, como hemos visto anteriormente, se solventa la papeleta, creo más en los departamentos de personal que en las quejas de los trabajadores, llámame loco si quieres.

Nervios y dudas ante la llegada inminente de la huelga, no sólo en los trabajadores, sino principalmente en los departamentos de personal.

Algunos razonamientos tempraneros han seguido esta línea:

1. Si el día de la huelga, como dijimos en un post anterior sobre sus efectos económicos en la nómina, es un día que no se cobra, tampoco habría que cotizar por él (no hay devengo, no hay base de cotización).
2. Luego si no se cotiza por él, tal vez habría que dar de baja al trabajador en la Seguridad Social y darle de alta en una situación especial durante el día D. O simplemente darle de baja el día de la huelga y darle de alta el día 30.
3. Si el alta tiene que ser previa, entre el 28 y el 29 se tendrían que preparar todos los movimientos de baja y alta. Wohoo!. Eso puede ser una auténtico infierno para las grandes empresas!.

Los derechos de los trabajadores, intactos

Los teléfonos de la Seguridad Social han echado chispas estos días, y afortunadamente se ha aleccionado a los funcionarios para informar adecuadamente sobre los pasos a seguir. Como también comentamos en el post anterior sobre la huelga en la nómina, la huelga supone una suspensión del contrato, y en concordancia, lo que hay que comunicar a la Seguridad Social no es una baja y un alta, sino un cambio en la situación del contrato, una suspensión del mismo.

Aunque el trabajador no vaya cotizar por el día de la huelga, seguirá de alta en el sistema de la Seguridad Social, y por lo tanto, seguirá cubierto. Así, el día de huelga computa también para el cálculo de todas las prestaciones.

No hay obligación de preavisar a la empresa. Así que la empresa no tendrá más remedio que pasar lista ese día, porque el huelguista tiene derecho a no preavisar a la empresa sobre sus intenciones.

Mecanización de movimientos en situación de huelga

Con respecto a la transmisión de situaciones de huelga por los usuarios del Sistema RED , es necesario aclarar los siguientes puntos:

El campo “Inactividad” es para señalar los periodos de inactividad para los contratos a tiempo parcial, y va a ser utilizado además para reflejar otro tipo de situaciones en las que los trabajadores no realizan actividad laboral pero deben mantenerse en situación de alta.

Para ello, se han habilitado los siguientes campos. A partir de ahora se denominará “Tipo de inactividad” y pasará a ser un campo numérico con los siguientes valores:

1.PERIODO  INACTIVIDAD

2.HUELGA TOTAL

3.HUELGA PARCIAL

4.TRIENIOS FUNCIONARIOS

El valor “2″ Huelga total deberá anotarse en las situaciones de huelga legal total del trabajador.

Para reflejar estas situaciones se deberá realizar un movimiento de cambio de contrato (tanto en online como en remesas), en el que figure, además de los datos propios del contrato, el valor 2 en el campo Tipo de inactividad.

El valor “3″ Huelga parcial, deberá anotarse en las situaciones de huelga legal parcial del trabajador.

Deberán comunicarse de la misma forma que se harán las huelgas totales, con la salvedad de que al tratarse de una huelga en la que el trabajador realiza parte de su jornada habitual, deberá notificarse el porcentaje de jornada realizada cumplimentando el campo de nueva creación ‘Coeficiente Actividad huelga parcial’.

Ambos coeficientes, “2″ y “3″, deberán retirarse una vez pasada la huelga (el 30 de septiembre).

Como cualquier cambio de contrato, tienes 6 días naturales para llevar a cabo dicha variación.

Sofía Ramírez Gómez. 13 años trabajando en RRHH. Especialista en nóminas.