¿Bajas por incapacidad temporal más frecuentes de lo normal?, ¿trabajadores que faltan durante uno, dos o tres días por una supuesta enfermedad sin presentar ningún tipo de justificante?, ¿encadenamiento sucesivo de bajas?, ¿alto índice de absentismo?… Son males frecuentes en muchas empresas que conviene atajar cuanto antes.

Por poner un ejemplo, ¿qué ocurre en una empresa en estos casos?:

1. El salario de los tres primeros días de baja: la empresa no está obligada a pagarlo, salvo que su convenio le obligue a ello expresamente. Esto significa que puede descontar esos días de la nómina del trabajador o bien pedirle que recupere ese tiempo en otro momento.
2. Trabajadores que faltan uno, dos o tres días sin aportar ningún justificante médico: la empresa no tiene por qué conformarse con una simple llamada del trabajador, puede exigirle el denominado justificante de reposo emitido por el médico de la Seguridad Social por un periodo de 24, 48 ó 72 horas.

Las situaciones de incapacidad temporal (IT) son frecuentes en cualquier empresa, sobre todo las debidas a una enfermedad común, y ocasionan un trastorno para su actividad, especialmente si su duración se prolonga en el tiempo o si las bajas de sus trabajadores se encadenan. Por su parte, la incapacidad permanente (IP), aunque es una situación menos frecuente, también crea trastornos -y costes- que repercuten en la empresa.

Para evitar estos inconvenientes, hay empresas que contratan el servicio de seguimiento de las bajas por enfermedad común con la mutua de accidentes. Éstas se encargan de citar al trabajador y hacerle un seguimiento exahustivo de su IT, pues en muchos casos la situación se prolonga a causa de las largas listas de espera que hay para la realización de pruebas diagnósticas, como una simple prueba de RX. Por ello la mutua de accidentes, cita al trabajador e intenta acelerar el proceso de recuperación para así acortar la situación de baja y permitir la incorporación al puesto de trabajo lo antes posible.

Sofía Ramírez Gómez, 13 años trabajando en RRHH, especialista en nóminas.

Uno de los temas que más confusiones produce dentro de una nómina es el salario en especie. Lo que vamos a ver aquí es solamente lo que representa la retribución en especie en una nómina, ya se trate de un coche en especie, un vale de comida, o un plan de pensiones.

Posibilidades salariales

A la hora de meter cualquier concepto en una nómina no existen tantas posibilidades como pudiera parecer a primera vista. Bueno, creo que me he expresado mal, sí existen muchas posibilidades, pero se trata más de un problema semántico que de otra cosa.

Básicamente, desde un punto de vista práctico, podríamos hacer la siguiente distinción:

1. Retribución dineraria. Estas partidas constituyen aproximadamente el 70% de una nómina (en la mayor parte de los casos más). Las retribuciones de las tablas salariales de los Convenios (los mínimos salariales de Convenio) hacen referencia en su mayor parte a estos conceptos (salario base, plus de transporte, plus nocturnidad, plus productividad, etc). Son los básicos que apuntalan una nómina y vienen determinados por el tipo de cosas que haces (ej:salario base), por tus habilidades profesionales extras (ej:plus idiomas), o por tus resultados en la empresa (ej:comisiones, bonus).

Es decir, son las percepciones que de una forma u otra forma se encuentran directamente relacionadas con tu trabajo.

Dentro de las retribuciones dinerarias, podríamos incluir un subgrupo.

• Retribución extrasalarial: Es una retribución igualmente dineraria, pero en esta ocasión su relación con el trabajo realizado es indirecta. Es decir, no se debe al tipo de cosas que hace cualquiera en tu puesto, a tus cualidades profesionales extras, o a tu rendimiento. No obstante, aunque no tiene que ver con el trabajo propiamente dicho, compensa una serie de gastos en los que el trabajador incurre necesariamente para la normal realización de dicho trabajo. Se trata por ejemplo de la gasolina, el kilometraje, las dietas, etc. Son gastos que, de no añadirse a la nómina, ocasionarían una merma económica injustificada en el bolsillo del trabajador.

En otras palabras, es una retribución dineraria, pero no tiene naturaleza salarial. Suele ocupar aproximadamente el 15% de una nómina. Y son casos típicos: los comerciales, los ejecutivos, trabajadores del sector de la distribución y del transporte.

2. Retribución en especie. Aquí no se paga dinero, no obstante la partida correspondiente aparece en la nómina (confusión). Ya adelantamos hace tiempo el concepto legal de especie con un ejemplo. Expresado de una forma rápida: tiene lugar cuando la empresa ofrece al trabajador algo que no es dinero y que se encuentra valorado a un precio como mínimo igual o incluso inferior al que ofrece el mercado. Y no guarda ninguna relación con el trabajo.

Es lo que se ha dado en llamar beneficios sociales.

Cuatro características básicas de la especie

1. No puede superar el 30% de la nómina. ¿Por qué?. Básicamente porque la mayor parte de las cosas a día de hoy se siguen comprando con dinero. Se trata de una garantía al trabajador, porque muchas de las retribuciones en especie son bastante rentables para la empresa.
2. No aumenta el neto de la nómina. Se introduce un importe como bruto y el mismo como deducción en neto para conseguir un efecto cero. No obstante debe figurar en la nómina porque se practica sobre el importe bruto las retenciones y descuentos que correspondan.
3. Las retenciones de irpf no se llaman retenciones, sino pagos a cuenta.
4. Los pagos a cuenta pueden ser asumidos por la empresa, sólo si ésta elige hacerlo.

Tengo especie en la nómina, ¿soy guay? (porque yo sí me siento superespecial…)

Bueno, al margen de cómo quiera sentirse cada uno con su nómina, es algo cada vez más extendido (¿quién no tiene vales de comida, o al menos, la opción de tenerlos, hoy en día?). Si bien esto es cierto, también lo es que hay niveles y niveles de especie, pero esto tiene más que ver con el puesto que con otra cosa.

Es decir; a nóminas más altas, especies más interesantes (respetando siempre la equivalencia 70/30) tales como acciones, coches potentes, guarderías fashion, planes de pensiones suculentos, suscripciones a clubs, etc.

No obstante existe una impresión muy equivocada respecto al salario en especie, y es la de pensar que te sale gratis. Esto probablemente venga de una deformación en la forma de entender la definición de la especie; “ya que no es medible, como el dinero en metálico, no se le aplicarán las mismas condiciones”, “si es un beneficio social, pues será un tema de beneficencia, un acto de caballerosidad de la empresa hacia mí”, etc.

Retiene y cotiza

Sin meternos en demasiadas profundidades, lo principal a tener en cuenta es que, por ejemplo, si la empresa te entrega un coche, no te mete en nómina el valor del coche dividido en 12 mensualidades.

Pero sí el provecho que saques del coche, para sujetarlos a pagos a cuenta y a cotizaciones.

¿Y cómo saben el provecho que le saco yo al coche?. Dada la dificultad de control, se han establecido reglas ficticias a tal efecto.

Por ejemplo, en un coche, se entiende que los fines de semana y el mes de vacaciones, al estar a tu disposición, puedes disfrutar del coche.

En los vales de comida, simplemente se establece un límite artificial de X euros por día. Todo lo que exceda de ese límite va a la nómina, es especie, y se somete a pagos a cuenta y a cotización.

El pago de la nómina es sin duda la parte más importante de todas las funciones que lleva a cabo un departamento de personal; es la madre del cordero, el fin último.

Es decir, la parte más importante no es en realidad el recibo de la nómina, sino la transferencia de la pasta.

De hecho, sospecho que hay un porcentaje muy alto de trabajadores que ni siquiera echa un vistazo al recibo de la nómina, incluso algunos no hacen nada por tenerla en sus manos o en su ordenador. Suele pasar sobre todo con aquellos trabajadores que tienen un sueldo fijo a lo largo del año, sin variables. Aunque hay de todo.

Sin embargo sí tienen en la cabeza lo que cobran, y además hasta el último céntimo (normal por otra parte), de tal forma que sólo cuando la transferencia varía arriba o abajo en algún dígito saltan las alarmas del trabajador y éste no tarda en:

1. indignarse,
2. buscar el departamento de personal,
3. comentar furioso que han hecho mal la transferencia.

Cuando la transferencia no coincide con la de otros meses

Por experiencia el 99% de las veces la razón de esto procede de los cálculos de la nómina. ¿Las razones para esto?, buff, montones: que el cómputo del salario sea diario, una enfermedad, algún descuento, una sanción, un recálculo de irpf, etc. Hay que mirar caso por caso.

Básicamente todos los departamentos de personal cuadran los datos de nómina con los datos de transferencia de nómina como paso previo a hacer los pagos. Así que unos y otros suelen coincidir al céntimo. La transferencia por lo tanto casi nunca es el problema, aunque su importancia es innegable.

Con las cosas de comer no se juega

Normalmente el Convenio respectivo se encarga de señalar cuándo debe producirse el pago de la nómina. Esto es importantísimo. El Convenio marca unos mínimos que deberían ser mejorados por la empresa.

Es decir, la mayoría de ellos indican que se pague como muy tarde el último día hábil del mes o en los 5 primeros días del mes siguiente como máximo.

Sin embargo, esto no suele ser suficiente. Las facturas tienen la extraña manía de llegar a final de mes, con la precisión de un reloj suizo. Aparte, es un hecho que hay familias que viven al día, por lo que un mínimo retraso en el pago de su nómina puede colocarles en posición de números rojos.

Anticipar el día D

Una de las cosas de las que me he dado cuenta a lo largo de los años es el extraordinario beneficio que supone adelantar la fecha de pago de las nóminas.

Podría resumirlo en 3 puntos:

1. Los trabajadores comparan y salen ganando. Es decir, hablas con amigos o familiares que trabajan en otras empresas y que confiesan estar deseando que llegue ya la nómina porque están hasta el cuello de deudas. Sin embargo, tú ya has cobrado. Estás libre de estrés. Es más, lo dices con orgullo.
2. Aumenta la confianza de los trabajadores hacia su empresa. Continuando con el punto anterior, se crea un clima de confianza con la empresa, ya que el esquema de pensamiento del trabajador pasa a ser el siguiente: yo cumplo todos los meses con mi trabajo y ellos cumplen puntualmente todos los meses con el suyo. Quid pro quo.
3. La empresa evita posibles trastornos en la vida personal del trabajador. Los trabajadores que pasan por algún apuro económico tienen su sueldo a tiempo para pagar las facturas.

El inconveniente

Yo recomendaría que los pagos se hicieran entre el día 25 y 26 de cada mes.

Los inconvenientes que se plantean a la hora de adelantar el pago de la nómina suelen ser:

• Los finiquitos y despidos que tienen lugar entre el día 26 y 30. Habría que descontar en el finiquito esos pocos días de nómina adelantados indebidamente. Tampoco hay más. Normalmente en los finiquitos se liquidan vacaciones, extras, indemnizaciones. De cualquiera de esos conceptos puede detraerse la parte que comentamos.
• El % irpf puede variar, pero no de forma significativa por 4 o 5 días
• Las bajas por enfermedad que empiezan a partir del 26. En este aspecto, los Seguros Sociales no se pagarían hasta el mes siguiente, si bien es verdad que habrá que recalcular la nómina. Los programas de nómina suelen llevar este recálculo al mes siguiente en forma de descuento o aumento en neto.

El inconveniente mayor

Y la madre de todos los inconvenientes es que los salarios suponen mucha pasta y los empresarios prefieren que ese dinero esté rindiendo en el Banco. No estamos hablando de 6.000 euros, sino de más de 1 millón de euros en muchos casos.

Resumiendo

La fecha ideal de pago de la nómina está entre el 25 y el 26 de cada mes.

Sea cual sea la que se adopte finalmente, la fecha de pago nunca debe alterarse, pase lo que pase, de tal forma que el trabajador sepa que si no tiene su nómina el día 25, la tendrá el día 26, pero ni un día más tarde.

Bastante traumático es ya de por sí para un trabajador tener un accidente de trabajo como para acrecentar su inquietud con la duda de cómo va a ser su nómina ese mes de baja médica.

Lo primero  es entender que en la misma nómina se van a reflejar dos situaciones totalmente diferentes:

Por un lado, cobrará lo que le corresponde por los días trabajados, salario base, complementos y pluses y por otro lado, en un concepto nuevo, recibirá la prestación que le corresponda durante esos días de Incapacidad Temporal (IT).

Otra cosa que no puede olvidar es que el día del accidente  (llamémosle “DIA O”)  independientemente de la hora en que se produjo, cobrará su salario completo y lo pagará el empresario.

Pero, ¿luego qué?. Desde  el “día 1” en adelante, empezará a cobrar una prestación a cargo del INSS o MUTUA, aunque será el empresario, a través del pago delegado obligatorio, el que tendrá que adelantarlo en la nómina y compensárselo después en los Seguros Sociales.

¿Qué cantidad?

El  75% de la suma de dos importes:

1. La Base de Contingencias Profesionales del mes anterior a la baja, sin horas extraordinarias.
2. Más el promedio de las horas extras que hubiese hecho el trabajador durante los 12 meses anteriores a la baja.

¿Por qué la suma de estos 2 importes? Para explicarlo suelo aprovechar una cuestión que me planteó  un alumno en clase.

Yo estaba diciendo: “Igual que para una enfermedad común se utiliza la Base de contingencias comunes como referencia. En el  accidente o enfermedad profesional habrá que utilizar la Base de profesionales del mes anterior”  Entonces el alumno me interrumpió y dijo. “No me parece nada justo”.

La razón que alegó fue que esa Base de profesionales es a la que se le suman las horas extraordinarias y si por casualidad,  en ese mes hubiese hecho muchas horas extras, su base se  elevaría y  estaría cobrando más durante toda su IT.

“Tienes razón, pero dale la vuelta a la situación”, le contesté. Tampoco sería justo que durante 11 meses las hubiese estado haciendo y casualmente el mes anterior no hiciese ninguna hora. Es el caso contrario, el trabajador cobrará una prestación menor porque ahora, su base es inferior a la que tuvo en los meses anteriores.

Conclusión,  la fórmula correcta que evita estos problemas (explicada anteriormente) es la que aplica  la Seguridad Social.  Hay que  sumar a la Base de profesionales el importe de promediar las horas extras realizadas en los últimos 12 meses.

María Jesús Corral imparte actualmente cursos de nómina y la puedes encontrar en su blog noentiendominomina.blogspot.com.

Cuando se da el caso de que una persona que venía cobrando una determinada cantidad a jornada completa pasa a reducir su jornada de trabajo a tiempo parcial, surgen las dudas y la pregunta:  ¿cuánto voy a ganar ahora con mi nueva jornada parcial?

Conceptos salariales y conceptos extrasalariales de la nómina:

Como en el mundo nominero siempre hay que saber atar bien los cabos sueltos, vamos a ver qué pasa con el plus de transporte en los contratos cuya jornada es parcial. Existe a veces la equivocada opinión de que si se reduce la jornada, se reduce nuestro sueldo en la misma proporción, esto no es del todo correcto ya que hay conceptos salariales de la nómina que sí que se ven afectados por esa reducción ya que su razón de ser es la contraprestación por el trabajo efectivo del trabajador, pero existen otros conceptos extrasalariales, como es el plus de transporte, cuyo pago responde a su propia naturaleza indemnizatoria.

¿Qué es el plus de transporte?

El plus de transporte es un concepto indemnizatorio extrasalarial cuya finalidad es la de compensar al trabajador por los gastos derivados del trabajo. En concreto es una cantidad que percibe el trabajador por el desplazamiento que efectúa desde su residencia hasta el centro de trabajo. Es precisamente su carácter indemnizatorio lo que determina que su importe se calcule con independencia de cual sea la jornada de trabajo, completa o parcial.

Respecto a la cotización el plus de transporte, no cotiza si su cuantía no excede en su conjunto del 20% del IPREM mensual vigente en el momento del devengo. A diferencia de lo que sucede con la cotización, el plus de transporte sí tributa íntegramente en el IRPF, en tanto está  considerada dentro del concepto de rendimiento del trabajo (contraprestación derivada directa o indirectamente del trabajo personal).

¿Qué lógica tiene su naturaleza?

Realmente si nos paramos a pensarlo, nos vamos a gastar lo mismo acudiendo a nuestro lugar de trabajo para trabajar 2 horas como para hacer una jornada de 8, luego como es eso precisamente lo que nos paga (el gasto del desplazamiento ) es lógico que sea el mismo importe de plus de transporte lo que se nos abone en ambos casos.

Una sentencia clarificadora

En este sentido, si buceamos un poquito por nuestra jurisprudencia, encontramos la Sentencia del Juzgado de los Social nº 31 de Madrid , de fecha 18/10/2006. En ella se relata como reclamó el trabajador porque al reducirse su jornada pactada, se le redujo tambien proporcinalmente el plus de transporte. La Sentencia define, a la luz del Convenio, el plus de distancia y transporte como

compensación a los gastos de desplazamiento y medios de transporte dentro de la localidad así como desde el domicilio a los centros de trabajo y su regreso,

y a continuación prosigue:

del postulado de dicha norma se concluye sin atisbo de duda la naturaleza no salarial de tales conceptos, a la luz de lo establecido en el art. 26.2 del ET, que niega la condición de salario a las cantidades percibidas por el trabajador en concepto de las indemnizaciones o suplidos por los gastos realizados como consecuencia de su actividad laboral. Y es el caso que teniendo la naturaleza no salarial y compensatoria de los gastos por desempeño de la actividad laboral, tales conceptos no pueden en buena lógica sufrir reducciones proporcionales a la reducción de jornada, como acontece con los conceptos salariales que están destinados a compensar tiempo de trabajo efectivo o computable como de trabajo, pues tales gastos de transporte se generan en plenitud, se haga jornada completa o reducida.

Ana Belén Siles es licenciada en Derecho por la Universidad de Valencia y actualmente trabaja en el departamento de RRHH de una empresa a nivel nacional.