Ante la competencia que viene lo más importante es que todos los trabajadores de una empresa estén enchufados entre ellos y a su vez con los clientes.
Lograr esto hoy en día es fácil, y marca la diferencia. Sólo ten en cuenta 5 cosas:
Blackberry o móviles en lugar de fijos
Al igual que en las casas particulares el teléfono fijo pierde terreno frente al móvil, en las oficinas pasa exactamente lo mismo. Si das una Blackberry a todos tus empleados, todos estarán conectados vía voz y vía e-mail entre ellos y con el cliente. Sólo haría falta un solo teléfono fijo en la oficina, donde centralizar las llamadas. Yo recomendaría tener este telefóno fijo porque sigue siendo indispensable para evitar la saturación de llamadas. Es decir, el hecho de tener una Blackberry no quiere decir que puedan incordiarte en todo momento y lugar. La jornada de trabajo tiene las horas que tiene, y normalmente un trabajo no consiste solo en contestar llamadas.
Lo que quiero dejar claro es que los dispositivos móviles ya no deberían ser cosa solo de los jefes. Una persona que va a hacer gestiones a la Seguridad Social, por ejemplo, puede resolver cosas sobre el terreno si tiene una Blackberry y escribe un e-mail o llama al compañero adecuado mediante un número rápido para que le resuelva una determinada duda. También puede aprovechar el tiempo de espera en un organismo para gestionar su trabajo, o para recibir la orden de una gestión más urgente, y poder modificar su itinerario en consecuencia, o incluso puede buscar por sí mismo algún tipo de información si tiene acceso a internet.
También puede avisar de que va a llegar 10 mins. tarde a la oficina, y de que otra persona se encargue de hacer algo para un determinado cliente.
Un messenger interno
Hacer llamadas internas a compañeros es un tostón, tienes que tener a mano un papel con las extensiones de todos, y además no sabes si vas a encontrar en su sitio a la persona con la que quieres hablar. Aparte, la comunicación por teléfono, aunque necesaria muchas veces, suele ser deficiente, te dejas cosas, y desde luego no parece la mejor herramienta a usar entre compañeros que quieren encontrar una respuesta rápida a un problema determinado.
En un messenger interno:
- tienes un listado de todos los trabajadores por su nombre (así que olvídate de recordar extensiones), e incluso, si está currado, clasificado por departamentos (sí, en ese listado también está ese tío de contabilidad con el que nunca hablas, pero que seguramente puede solucionarte alguna duda en alguna ocasión),
- tienes a toda la empresa a tiro de piedra, los jefes pueden hacer comunicaciones a todos sus trabajadores o a parte de ellos al mismo tiempo y de forma ultrarrápida (una reunión urgente),
- puedes adjuntar enlaces (por teléfono creo que no), es decir, intercambiar información de forma instantánea,
- sabes con más garantía si la persona que buscas está en su puesto de trabajo o no (si está online o no),
- es más fácil de usar que muchos teléfonos, y probablemente más divertido.
Out of office
Cuando no estés en la oficina, simplemente hazlo saber poniendo el típico “out of office” de Outlook; di por qué no estás, cuando estarás, y con quién pueden contactar entretanto.
Sí, muy evidente, pero evita muchos malos entendidos.
Una persona de apoyo en copia en todos los e-mails
Poner siempre en copia en los e-mails a alguien, ya sea tu jefe o un back-office (tu sombra), siempre tranquiliza al cliente. Esto es probablemente lo más difícil de conseguir de forma operativa, lo reconozco (por temas de vacaciones, diferencias de formación, saturación de correos electrónicos al jefe, etc…)
Hosting
Trabajar desde internet te da la seguridad de poder trabajar desde cualquier sitio, también desde tu casa. ¿Utilizas un programa de nóminas?, ya hay proveedores que ofrecen el mismo programa que estás utilizando, pero con acceso a través de internet. Sólo es necesario que tengas el ancho de banda suficiente y un hosting. Lo mismo se aplica a toda la documentación que se maneje. Por ejemplo, ¿necesitas un modelo de contrato?, solo tienes que bajarlo de la carpeta adecuada, donde algún compañero o tu jefe, lo dejó. Si esta documentación está organizada de forma inteligente, esto es, si puedes acceder a ella y compartirla de forma ágil….entonces tienes el poder en tus manos.
{ 1 comentarios }