El coche en especie en las nóminas: acceso exclusivo al criterio actual de Hacienda explicado por Hacienda

A continuación transcribimos una nota a la hemos tenido acceso y que Hacienda está haciendo llegar a algunas asesorías. La noticia principal es que el uso privado del vehículo es ni más ni menos de un 60%. Añadimos también apuntes sobre su tramiento fiscal en el IVA y el IS.

La presente nota aclaratoria se va a referir a la trascendencia en Impuesto sobre Sociedades, I.V.A. e I.R.P.F. ingresos a cuenta de retribuciones en especie, de las operaciones llevadas a cabo por una empresa consistentes en la cesión de uso de vehículos automóviles que son de su propiedad o no a empleados

De forma tal que intentaremos para cada supuesto analizar la trascendencia en los tres impuestos anteriormente mencionados.

Caso normal:

La empresa cede el uso de un vehículo a uno de sus empleados al mismo tiempo que el vehículo es utilizado para el funcionamiento normal de la empresa (agentes comerciales, distribuidores, representantes, etc).

- I.R.P.F.

En este supuesto, la solución a la que llegan los Tribunales es la de entender que existe un uso privativo por parte del empleado que constituye retribución en especie a efectos del I.R.P.F., y que se debe valorar en el 60% del 20% del valor normal de mercado del vehículo. El 60% quiere decir que se admite que hay un uso afecto a las horas normales de trabajo del 40% y a estas cifras se llega de la siguiente manera:

En el año hay 104 días que corresponden a sábados y domingos, más 23 días que corresponden al mes de vacaciones sin tener en cuenta sus sábados y domingos que ya están computados en la cifra anterior, más 12 días de fiesta adicionales, esto hace un total de 139 días. Si a 365 días le quitamos 139 quedan 226 y se entiende que el tiempo de los días laborables a disposición del empleado es 1/3 del total, es decir, se consideran 8 horas de trabajo, 8 horas de libre disposición y 8 horas de sueño. Por aplicación de esta regla resulta que debemos descontar 74,58 días (226 – 74,58 = 151,42). Por tanto la proporción de tiempo del vehículo dedicado exclusivamente a la empresa es de 151,42/365 = 0.41.

Observemos que este cálculo es el que corresponde al personal que utiliza el vehículo prácticamente en toda su jornada laboral al servicio de la empresa o dicho de otro modo el cálculo sería diferente si entendemos que el vehículo cedido en su uso no es utilizado en las horas normales de trabajo de la empresa.

Hechas las consideraciones anteriores, procede explicar qué incidencia tiene esta retribución en especie en el cálculo del ingreso a cuenta por la misma y como se altera el tipo que se debe aplicar al resto de las retribuciones monetarias. Según la Ley y el Reglamento del I.R.P.F. el importe de la retribución en especie se añade al resto de retribuciones para determinar el tipo de retención o el tipo que se aplica a la retribución en especie, o dicho de otro modo, si la empresa no ha tenido en cuenta la existencia de esta retribución en especie, deberemos recalcular para cada periodo impositivo el importe correcto de retenciones e ingresos a cuenta.

En el caso de existir otras retribuciones, distintas del pago del seguro del vehículo, como puede ser gasolina, reparaciones, etc., estas se tienen que computar racionalmente de acuerdo con el mismo porcentaje de uso privativo del vehículo.

- I.V.A.

Para la empresa el vehículo esta plenamente afecto en el desempeño de su actividad y ello porque o bien el vehículo se utiliza directamente en las actividades de la empresa o retribuye un factor de producción, el trabajo, dando lugar a la plena deducibilidad de las cuotas de I.V.A. soportado que haya satisfecho la empresa (en la adquisición, el renting, las reparaciones, etc.). Así se cumple la neutralidad del I.V.A. desde el punto de vista de la empresa cuando se utiliza para la obtención de sus productos o servicios.

Pero al mismo tiempo existe una prestación de servicios por la cesión del bien al particular (empleado), lo que obliga a regularizar  la situación, si la empresa no lo ha realizado, existiendo un mayor I.V.A. que se debió repercutir como consecuencia de la aplicación del tipo general a la Base Imponible constituida por el valor de esa cesión al empleado.

El valor de la Base Imponible, que debe ser el normal de mercado, puede entenderse que se encuentra bien reflejado por la amortización del uso del vehículo en la parte que utiliza privativamente dicho empleado, y es perfectamente admisible estimarla en el 60% del 20% del coste de adquisición (entendiendo una amortización en cinco años).

Si la empresa no se ha deducido mas que el 50% del I.V.A., la coherencia de la actuación tributaria se cumple regularizando a favor de la empresa el I.V.A. no deducido.

-I.S.

De lo descrito con anterioridad no resulta cantidad alguna a regularizar en la Base Imponible del Impuesto sobre Sociedades, los gastos del vehículo que figuren contabilizados está afectos a la actividad de la empresa y ninguno puede entenderse como gasto fiscalmente no deducible.

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