Ha salido una nueva forma de simplificar aún más los papeles que recibe el trabajador cuando éste cesa de forma no voluntaria en la empresa.
A partir del 1 de Julio de 2010 es obligatorio comunicar los certificados de empresa a través de la página web de redtrabaja
Este nuevo servicio es de obligada utilización para empresas que cuenten con más de 10 trabajadores en su plantilla, quedando excluidas de la obligación de enviar los certificados de empresa de aquellos trabajadores que por su actividad fija, discontinua o temporal tengan diversos periodos de actividad o inactividad o sucesivos contratos temporales dentro del mes.
Acceso
Para acceder al trámite basta con utilizar las claves de acceso que la asesoría o departamento de RRHH utilizase en Contrat@, con una leve variación (leer indicaciones debajo del panel de acceso), o bien mediante cualquiera de los certificados digitales expedidos por alguna de las autoridades de certificación reconocidas.
Plazo
El plazo para comunicar los certificados es de 10 días a partir del día siguiente a la situación legal de desempleo, poniéndolo en conocimiento del trabajador.
Dos opciones de envío
- La empresa puede realizar el envío mediante un fichero XML (generado por el programa de nóminas),
- o bien podrá cumplimentar los datos del certificado mediante un formulario on-line. Para ello basta con seguir los pasos que se indican en la página web.
Ambas gestiones se podrán realizar las 24 horas del día, todos los días del año.
Beneficios para el trabajador
El trabajador tendrá un papel menos que presentar en el INEM para solicitar la prestación del paro, con lo que sigue reduciéndose la documentación necesaria para este trámite.
Beneficios para la empresa
Un gran paso para la empresa por la facilidad que ésta tiene para generar un fichero xml, y por la seguridad de contar con que los datos han llegado correctamente al INEM en el acto. Es decir, se elimina la posibilidad de que el trabajador extravíe el certificado por el camino y haya que emitirlo una segunda o tercera vez. En 30 segundos puede estar todo hecho.
Una recomendación y un pero
Recomendamos a las empresas con menos de 10 trabajadores que también utilicen este servicio, sobre todo porque estas empresas tarde o temprano, van a tener que adherirse a este sistema (su exención es temporal) y porque además está funcionando inusualmente bien.
En especial recomendamos usar la posibilidad de recibir la respuesta del proceso por e-mail (muy cómodo), aunque esta respuesta te llega codificada en un fichero (y aquí está el pero). No obstante puedes ver en él la palabra “procesado” o “rechazado” y un código de error por el que puedes preguntar. Esperamos que mejoren este aspecto con un justificante para humanos pronto.
Más información:
https://www.redtrabaja.es/es/redtrabaja/static/Redirect.do?page=certificados_empresa
Sofía Ramírez Gómez, 13 años trabajando en RRHH, especialista en nóminas.
{ 7 comentarios }
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Si por casualidad el certificado de empresa lo envian mal la empresa quien se tiene que hacer cargo de que lo envien bien la persona o el paro. Y Si lo envian mal al paro y la empresa no quiere enviar otro que hay que hacer
Estimada Maria:
El hecho de que las empresas, asesorías o gestorías, estén obligadas por ley a presentar los certificados de empresa en formato telemático, no tiene nada que ver en que el trabajador pueda o no tener el documento en papel, me explico…
Para quienes conocen, o no conocen, este sistema de envio telemático porque afortunadamente aun sigan trabajando y no lo hayan necesitado, os digo que el tratamiento se resume en enviar al INEM a traves de la aplicación Certific@ un fichero de extensión XML, donde se incluye únicamente la identificación de la empresa, identificación del trabajador y datos del contrato y bases de cotización, pero como digo con una estructura distinta a la que estamos acostumbrados en papel, por tanto si nos dejaran una copia del fichero igual no sabemos ni leerlo.
Como os digo, ese fichero XML se remite al INEM, para lo cual tiene que validarse con un certificado digital la persona que lo envia, y será quien recibe la confirmación de si ha sido aceptado en el caso de que todos los datos sean correctos o rechazado si existe algun tipo de error en los datos (DNI incorrecto, Contrato ilógico, Falta de bases de cotización, etc) en este caso se tendrá que rehacer el fichero y reenviar hasta que venga completamente aceptado.
¿Pero entonces cuando pueden darmelo y quien? imagino que será lo que a estas alturas os preguntareis, pues bien, en la pagina de envio de certificados como decía, existe una opción que se llama consulta de certificados enviados, donde poniendo vuestro DNI os dice si esta procesado o no, ES EN ESTE MOMENTO CUANDO PODEIS IMPRIMIR UNA COPIA,
Si algun trabajador necesita el certificado de empresa, por que le haga falta para cualquier papeleo familiar, ¿ El INEM le puede dar una copia al trabajador? ¿no puede el interesado tener una copia para él?, ya que la empresa con mas de 10 trabajadores ya no está obligada a emitirlos en papel.
holA
Buenas,
Para cumplir con el requisito que establece la nueva norma (no podemos comunicar el certificado telemáticamente si el trabajador no nos autoriza expresamente) nosotros hacemos lo siguiente. En todos los contratos que realizamos ahora incorporamos una clausula por la que se nos autoriza el envío telemático del certificado.
Para los contratos realizados con anterioridad y que no incorporan dicha cláusula, adjuntamos, junto con el resto de documentación cuando se extingue un contrato (finiquito, nominas, etc) un modelo de autorización para que lo firme el trabajador. Solo entonces hacemos el envío telemático.
¿Es rizar el rizo?, quizá. Pero hay que recordar que los certificados de empresa incorporan datos de caracter personal y no podemos andar enviandolos a un tercero sin la autorización expresa tal como indica la norma.
Monika,
Efectivamente pone que se tramitará cuando el trabajador lo solicite expresamente, pero yo los tramito todos ya que si en un futuro el trabajador necesita el certificado de mi empresa mas adelante, no tiene que volver ya que el INEM ya tiene los datos ahí.
Si pasa lo que tu dices, no pasa nada.
Tengo una duda y es que por algún sitio leí que solamente hay que hacerlo cuando el trabajador te lo pida expresamente porque vaya a pedir la prestación. Esto es así realmente? Porque si es así, me pregunto qué pasa si el trabajador no va a pedir la prestación pero en cambio la empresa está obligada a hacerlo. Se agradece ayuda!!